суббота, 28 февраля 2015 г.

Работаем с Word - 5: Создаём надежные ссылки на источники

Введение

В данной статье описывается механизм создания надежных ссылок на список источников в документе, на элементы которого могут идти ссылки по всему телу документа.

Описание проблемы

Создадим Заголовок 1 "Источники", в котором будет размещаться перечень источников.
В теле документа сделаем заголовок "Введение", в котором будут уставлены ссылки на список источников.
Добавить в раздел Источники пункт, на который будем ссылать во Введении.
Поставим Перекрестную ссылку на созданный элемент в списке Источников. Для этого нужно поставить курсор между скобками "[]" и выбрать действие "Перекрестная ссылка".
Выберем тип ссылки "Тип ссылки" Абзац, "Вставить ссылку на" Номер абзаца. В списке "Для каждого абзаца" выбираем элемент "Источник первый".
 После вставки ссылки между квадратными скобками появилась цифра "1".
Теперь в списке источников поставим курсор перед первым символов и нажмём Enter, чтобы добавить новый пункт. После выполнения действия "Источник первый" станет номером 2.
Как видно на следующем рисунке в данной ситуации, в тексте документа (в разделе Введение) останется ссылка на элемент с номером "1" и таким образом ссылочная целостность нарушится (ссылка будет неверный номер списка источников).
При наличии требований о том, что список источников должен содержать ссылки в порядке их упоминания в документе важно решить задачу возможности изменения порядка следования элементов в списке источников и сохранения корректных ссылок в документе.

Решение описанной проблемы

Для того, что сделать ссылки на список источников надежным нужно выполнить ряд действий:
  • Создать последовательность для нумерации элементов списка источников;
  • Использовать последовательность для нумерации списка источников;
  • Создавать закладки для установки ссылок на элементы списка источников;
  • Установить в тексте документа ссылки на элементы списка источников.
Для создания последовательности выбираем действие "Поле...", как показано на рисунке.

 В открывшемся окне выбираем элемент "Seq", т.е. последовательность. Для последовательности зададим имя "СПИСОК_ИСТОЧНИКОВ". Вы можете использовать столько последовательностей сколько вам необходимо.
 После нажатия кнопки "OK" в окне создания последовательности в текст документа будет добавлена "1".
 Выключим нумерацию и поставим после добавленной единицы точку ".". Настроим отступы таким образом чтобы первая и последующие строки были с одним отступом (располагались друг под другом).
 Выделим добавленный пункт полностью вместе с текстом. Удобнее всего это сделать расположив курсор слева на белом поле и щелкнув левой кнопкой мышки. Строка будет выделена целиком. После этого не отпуская кнопку мыши нужно выделить строку ниже и скопировать выделенное.
 Добавим пустую строку расположив курсор после названия заголовка "Источники" и нажав Enter.
 В пустую строку вставим скопированный пункт. После копирования текст пункта изменён на "Источник нулевой". Видно, что после копирования пункта, номер остался 1. Он изменится после обновления ссылок в документе.
 Чтобы сослаться на пункт источников нужно сделать закладку на номер источника. Для этого нужно выделить текст номера, в данном случае 1 у пункта "Источник первый...". И выберем действие "Закладка".
 В окне введем имя закладки "ИСТ_ПЕРВЫЙ". Префикс "ИСТ_" будет использоваться для закладок на источники, чтобы они отсортированные по алфавиту были удобны для выбора.
 После нажатия кнопки "Добавить" в документ будет добавлена закладка. У меня в Параметрах установлена галка Показывать закладки. Поэтому после добавления в тексте будет видна добавленная закладка.
 Теперь добавим ссылка на источник. Для этого нужно поместить в документ ссылку на закладку. Установим курсор в тексте документа между квадратными скобками и выберем действие "Перекрестная ссылка".
 Выбираем созданную закладку, с настройками показанными на рисунке.
 В текст документа будет добавлен текст закладки, т.е. номер источника.
 Теперь обновим ссылки в документе. Для этого выделим весь текст Ctrl+A и нажмём кнопку F9.
 Добавим ещё один пункт, как это было описано выше.
Обновим ссылки в документе. Видно, что ссылка установленная в тексте документа в разделе Введение, успешно обновилась.

Заключение

Показанный способ управления ссылками на источники может показаться трудоёмким, но при работе с содержательными документами, когда в тексте используются ссылки на источники, в результате такой способ обработки ссылок позволяет не беспокоится за ссылочную целостность в документе и после некоторой практики не требует большого времени.

Работаем с Word - 4: Связываем элементы многоуровневого списка со стилями

Введение

В статье Работаем с Word - 3: Управляем отображением списков централизовано описано создание и настройка многоуровневых списков, как настроить все уровни списка, установить отступы до номера уровня, отступа текста, символов или нумерации маркеров списка.
В данной статье мы научимся настраивать индивидуальные стили для уровней списка, чтобы централизованно управлять форматированием уровней списка.
Для управления форматированием элементов списка с использованием стилей нужно будет выполнить действия:
  1. Создавать стили для уровней списка;
  2. Создать многоуровневый список;
  3. Связать созданные стили с уровнями списка.

Создание стилей для уровней списка

Как обычно в окне списка стилей создадим стили для управления форматированием уровней. В примере рассматривается создание стилей для документа вида "Протокол совещания".
Использование списка для документа вида "Протокол" необходимо для того, чтобы в процессе работы по Проекту была возможность ссылать на принятые решения. Поэтому удобным решение будет использованием многоуровневого нумерованного списка.
В документе первый уровень определяет форматирование для пункта повестки совещания. Второй уровень списка содержит решения по пункту повестки.

 В связи с этим стиль для первого уровня назовём "_Протокол. Пункт повестки".
 Стиль для второго уровня списка назовём "_Протокол. Решение".
В списке стилей появились два новых стиля, которые мы будем использовать для форматирования текста.

Связывание стилей с уровнями (элементами) списка

Создаём стиль для нумерации списка в протоколе и называем его "_Список. Для протоколов".
Для связи уровней списка с созданными нами стилями используем окно редактирования нумерации многоуровневого списка. Для этого сначала выбираем уровень списка в левой части для которого хотим установить стиль. А в правой части выбираем стиль с которым связываем. В примере, в списке доступных стилей мы видим созданные нами стили "_Проткол.Пункт повестки", "_Протокол.Решение".
 После связи первого уровня со стилем "_Протокол.Пункт повестки" в макете для данного уровня отображается, что он связан со стилем.


 После сохранения стиля списка в списке многоуровневых списков отображается созданный стиль списка "_Список. Для протоколов".

Изменение форматирования уровней списка с использованием стилей

На рисунке ниже я набрал текст и выбрал созданный стиль списка. Элемент первого уровня отформатирован в соответствии с настройками стиля "_Список. Пункт протокола". Для создания элемента второго уровня можно нажать "Tab" (увеличить отступ), после чего формирование второго уровня будет установлено в соответствии с настройками стиля "_Список. Решение".
Для изменения форматирования элементов уровней списка нужно отредактировать созданные стили. В примере, я изменил цвет и размер шрифта для списка.
В виду того, что при создании стиля "_Список. Решение" у него был указан родительский стиль "_Список. Пункт протокола". Изменение настроек повлияло и на него, за исключением настройки "жирный", которая у него была переопределена. Если не хотите, чтобы настройки стилей уровней были зависимыми, укажите при создании  стиля, что он создан на основе стиля "Обычный".
 Напишем текст "Следующий пункт повестки".
 И выберем стиль "_Список. Пункт повестки".
 Word автоматически включит нумерация и установит форматирование. Т.е. возможности включить нумерацию две:

  • Выбрать стиль списка "_Список. Для протоколов";
  • Выбрать стиль связанный с уровнем: "_Список. Пункт повестки" или "_Список. Решение".
Отличие второго способа в том, что мы сразу определяем уровень элемента, которые будет установлен.

Плодотворной работы!

Работаем с Word

Всем добрый день!
Данная статья является оглавлением к набору статей, которые посвящены интересным на мой взгляд приёмам работы с Word, накопленные за время работы с этим инструментом.
Ссылки и краткое описание статей:
  • Работаем с Word - 1: Использование панели быстрого доступа
    • Статья описывает работу с панелью быстрого доступа и перенос настроек панели между компьютерами. Полезный инструмент, которые позволяет снизить время доступа к часто используемым действиям в Word.
  • Работаем с Word - 2: Удаляем стили из документа пакетно
    • Для работы с документом, которые получен в наследство, для того чтобы избежать сложной работы с документом перегруженным стилями, собранными из разных мест бывает полезно удалить стили документа для дальнейшего приведения его в порядок.
  • Работаем с Word - 3: Управляем отображением списков централизовано
    • В Word есть возможность создания использования стиля списка, позволяет настроить все уровни списка, установить отступы до номера уровня, отступа текста, символов или нумерации маркеров списка и главное централизовано управлять форматированием списка, тем самым снижая затраты на изменение форматирования при необходимости изменения представления списка во всем документе.
  • Работаем с Word - 4: Связываем элементы многоуровневого списка со стилями
    • В статье описано как централизованно управлять форматированием уровней списка. Для каждого уровня можно создать свой стиль и связать его с уровнем списка. Далее через стили можно включать нумерацию и изменять форматирование элементов.
  • Работаем с Word - 5: Создаём надежные ссылки на источники
    • При работе со списком источников в документе есть надежный способ использования ссылок, которые позволят гарантировать ссылочную целостность при добавлении новых пунктов в список источников.
Надеюсь данная информация будет вам полезна!

вторник, 24 февраля 2015 г.

Работаем с Word - 3: Управляем отображением списков централизовано

Введение

При редактировании документа используются списки: нумерованные и ненумерованные. Для управления форматированием списков централизованно удобно использовать стили списков.

Создание и редактирование стиля списка

Для создания стиля списки используем выпадаюoe. форму для выбора многоуровневого списка. См. на картинке как выглядит значок, который нужно выбрать на ленте инструментов. После выбора действия нужно выбрать внизу формы пункт "Создать новый стиль списка...".
 Откроется окно редактирования стиля списка. Первое, что нужно сделать это задать имя новому стилю, которое будет отображаться при наведении курсора мыши на списки в выпадающем окне многоуровневого списка (ниже можно посмотреть соответствующие картинки). Мне для работы хватает несколько списков "_Список.Нумерованный", "_Список.Ненумерованный", "_Список. Для протоколов". Символ подчеркивания "_" я добавляю, чтобы отличать свои созданные стили от системных.
Для настройки отступов и маркеров уровней списка, нужно выбрать кнопку "Формат" и в выпадающем списке выбрать пункт "Нумерация...".
 Откроется окно редактирования уровней списка. Для отображения расширенного кол-ва параметров нужно выбрать кнопку "Больше>>". В окне появится дополнительная область справа.
 Ниже на рисунке показаны поля ввода отступов. Выравнивание номера определяет отступ от левого края документа с которого будет отображаться номер. На рисунке установлено значение "0", значит номер первого уровня будет отображаться без отступа. Поле "Отступ текста" определяет отступ текста от левого края страницы. В разделе "Символ после номера" можно выбрать значение "Знак табуляции", значение которое будет установлено в поле будет определять положение текста после маркера уровня списка.
 На рисунке ниже значения "Отступ текста" и "Символ после номера" установлено одинаковое значение "1,2 см.". На рисунке видно, что в макете уровней первая строка и вторая строка начинаются с одного отступа (расположены друг под другом). Управляя указанными значениями, можно управлять положением первой и последующих строк редактируемого уровня.
 Номер уровня можно редактировать. Можно включать в него номера предыдущих уровней. При редактировании уровня в поле "Включить номер уровня:" доступны для выбора предыдущие уровни. Таким образом можно формировать иерархический номер уровня.
В данном примере выбираем элемент списка "Уровень 1", после чего в установленную позицию поля "Формат номера:" добавляется маркер установленный для уровня 1. В нашем примере добавляется маркер "1". После него я добавляю символ точки "." для отделения номера первого уровня от второго.
 На рисунке ниже показано, что после включения маркера первого уровня в состав номера второго уровня списка на макете списка изменяется номер второго уровня. Чтобы выровнять текст первой и последующих строк второго уровня, корректируем размер отступов в виду того, что размер номера второго уровня стал больше. Устанавливаем размер отступов "2,5".

На рисунке показано, что при открытии выпадающего окна для выбора многоуровневого списка, в составе элементов отображается созданный нами список "Стиль1".
При наведении мыши на элемент во всплывающей подсказке отображается его название.

Использование стиля списка в документе

Далее нужно использовать стиль списка в документе для списков. Если у вас есть шаблоны документов различного типа, то в зависимости от требований к оформлению документов, используемым отступам, маркерам уровней списка, можно управлять форматированием через редактирование стиля списка.
Даже если требования будут уточнены на самом позднем этапе подготовки документа, стиль можно будет в любой момент времени поправить, что повлияет на все списки используемые в документе.
Если списков с различным оформлением требуется несколько, то вы можете создать столько списков, сколько вам необходимо.

понедельник, 23 февраля 2015 г.

Работаем с Word - 2: Удаляем стили из документа пакетно

Введение

Бывает, что при получении документа он подготовлен с ненадлежащим качеством и содержит большое кол-во стилей в результате копирования информации из различных документов Word и статей Интернета.

Работать с таким документом бывает весьма затруднительно, форматирование может периодически рушится, Word может работать медленно, что сказывается на Вашей производительности, а также в самый ответственный момент когда документ нужно распечатать и везти заказчику, форматирование может сломаться.

Чтобы избежать таких неприятностей, можно потратить время на приведение документа в порядок, чтобы дальше в комфортном режиме с ним работать и натолкнутся на форс-мажорные обстоятельства.

Удаление стилей через список стилей

Удалить стили можно через панель стилей. Недостаток данного способа, что нужно будет выбирать каждый стиль, вызывать контекстное меню и выбирать действие удалить.

Пакетное (множественное) удаление стилей

Для пакетного (множественного) удаления стилей нужно будет на панели стилей выбрать кнопку Редактирования.
В открывшемся окне выбрать Импорт/Экспорт.
В следующем открывшемся окне нужно в левой части стилей доступных в редактируемом документе выбрать стили, которые требуется удалить и выбрать действие "Удалить".
Если при этом выбрать все стили документа и попытаться их удалить, то Word будет выдавать сообщения о системных стилях, которые не могут быть удалены. Таким образом выбрав все стили и нажав удалить, можно удалить все стили кроме системных.