суббота, 28 февраля 2015 г.

Работаем с Word - 5: Создаём надежные ссылки на источники

Введение

В данной статье описывается механизм создания надежных ссылок на список источников в документе, на элементы которого могут идти ссылки по всему телу документа.

Описание проблемы

Создадим Заголовок 1 "Источники", в котором будет размещаться перечень источников.
В теле документа сделаем заголовок "Введение", в котором будут уставлены ссылки на список источников.
Добавить в раздел Источники пункт, на который будем ссылать во Введении.
Поставим Перекрестную ссылку на созданный элемент в списке Источников. Для этого нужно поставить курсор между скобками "[]" и выбрать действие "Перекрестная ссылка".
Выберем тип ссылки "Тип ссылки" Абзац, "Вставить ссылку на" Номер абзаца. В списке "Для каждого абзаца" выбираем элемент "Источник первый".
 После вставки ссылки между квадратными скобками появилась цифра "1".
Теперь в списке источников поставим курсор перед первым символов и нажмём Enter, чтобы добавить новый пункт. После выполнения действия "Источник первый" станет номером 2.
Как видно на следующем рисунке в данной ситуации, в тексте документа (в разделе Введение) останется ссылка на элемент с номером "1" и таким образом ссылочная целостность нарушится (ссылка будет неверный номер списка источников).
При наличии требований о том, что список источников должен содержать ссылки в порядке их упоминания в документе важно решить задачу возможности изменения порядка следования элементов в списке источников и сохранения корректных ссылок в документе.

Решение описанной проблемы

Для того, что сделать ссылки на список источников надежным нужно выполнить ряд действий:
  • Создать последовательность для нумерации элементов списка источников;
  • Использовать последовательность для нумерации списка источников;
  • Создавать закладки для установки ссылок на элементы списка источников;
  • Установить в тексте документа ссылки на элементы списка источников.
Для создания последовательности выбираем действие "Поле...", как показано на рисунке.

 В открывшемся окне выбираем элемент "Seq", т.е. последовательность. Для последовательности зададим имя "СПИСОК_ИСТОЧНИКОВ". Вы можете использовать столько последовательностей сколько вам необходимо.
 После нажатия кнопки "OK" в окне создания последовательности в текст документа будет добавлена "1".
 Выключим нумерацию и поставим после добавленной единицы точку ".". Настроим отступы таким образом чтобы первая и последующие строки были с одним отступом (располагались друг под другом).
 Выделим добавленный пункт полностью вместе с текстом. Удобнее всего это сделать расположив курсор слева на белом поле и щелкнув левой кнопкой мышки. Строка будет выделена целиком. После этого не отпуская кнопку мыши нужно выделить строку ниже и скопировать выделенное.
 Добавим пустую строку расположив курсор после названия заголовка "Источники" и нажав Enter.
 В пустую строку вставим скопированный пункт. После копирования текст пункта изменён на "Источник нулевой". Видно, что после копирования пункта, номер остался 1. Он изменится после обновления ссылок в документе.
 Чтобы сослаться на пункт источников нужно сделать закладку на номер источника. Для этого нужно выделить текст номера, в данном случае 1 у пункта "Источник первый...". И выберем действие "Закладка".
 В окне введем имя закладки "ИСТ_ПЕРВЫЙ". Префикс "ИСТ_" будет использоваться для закладок на источники, чтобы они отсортированные по алфавиту были удобны для выбора.
 После нажатия кнопки "Добавить" в документ будет добавлена закладка. У меня в Параметрах установлена галка Показывать закладки. Поэтому после добавления в тексте будет видна добавленная закладка.
 Теперь добавим ссылка на источник. Для этого нужно поместить в документ ссылку на закладку. Установим курсор в тексте документа между квадратными скобками и выберем действие "Перекрестная ссылка".
 Выбираем созданную закладку, с настройками показанными на рисунке.
 В текст документа будет добавлен текст закладки, т.е. номер источника.
 Теперь обновим ссылки в документе. Для этого выделим весь текст Ctrl+A и нажмём кнопку F9.
 Добавим ещё один пункт, как это было описано выше.
Обновим ссылки в документе. Видно, что ссылка установленная в тексте документа в разделе Введение, успешно обновилась.

Заключение

Показанный способ управления ссылками на источники может показаться трудоёмким, но при работе с содержательными документами, когда в тексте используются ссылки на источники, в результате такой способ обработки ссылок позволяет не беспокоится за ссылочную целостность в документе и после некоторой практики не требует большого времени.

Комментариев нет:

Отправить комментарий